从注册处看南洋大学

从1960年1月到1965年6月，我一直在南洋大学注册处(The Registrar's Office) 工作：前三年是全职文员，后二年半是兼职文员（工读生）。五年半的工作，让我深入了解南大注册处的行政状况。

南大注册处原名教务处，在大学行政管理系统中居于最重要位置，可以说是南大行政的神经中枢。注册处由注册主任(The Registrar) 来掌管，其学术地位很高，行政权力很大，仅次于校长，拥有全校教职员聘用权〖注1〗。在毕业典礼上或其它场所，注册主任都是和文理商三院院长平起平坐，可见其学术地位之高。他们都是拥有行政经验的大学教授级精英分子。

我进入注册处时，注册主任是著名经济学家谢哲声教授。在他领导下，注册处建立了一套严密而高效的行政系统与规章制度。主任之下是作为他左右手的秘书，处理日常书信往来、会议记录，以及保管全校教职员的个人档案。秘书之下设有三个工作小组，即课务组、考试组、学籍组，每组三名职员，由组长领导。组长都拥有学士学位，通晓双语，组员都是华校高中毕业生，是一支很优秀、很难得的团队。小组的分工仔细、合作无间，工作效率很高，给我留下非常深刻印象，也让我从中学到不少东西。

先谈谈分工。我所在的课务组，主要工作是：1）每年开学前，从各院系取得有关课程、任课教师等信息；2）然后编制各院系必修科、选修科课程表，供学生选课参照；3）根据学生所呈交的选课证（卡片）〖注2〗，进行统计选课数据；4）根据学生选课统计数据，编制全校学生上课、教师授课时间表（含课室分配）；5）利用学生选课证，审查其选修科目的上课时间有无冲突；6）编排年中考试与年终考试、补考时间表（含考场分配）。可见我们的工作相当繁重。

考试组的任务也不轻，主要包含 1）抄写、打印、保管、分发年中考试、年终考试、入学考试的试题；2）布置考场，委派教师为主考官、监考员；3）检查答卷以确保没有遗漏评分，分数计算正确无误；4）登记各科测验+考试成绩，制作并分发成绩单给学生（每年两次）；5）保管全校每名学生的成绩档案，计算他们的毕业总成绩。

学籍组的工作同样不简单，主要包括 1）每年招生时，负责审查报考学生高中文凭，以确定其报考资格；2）审查新生报名申请表格，并且收取报名费用；3）设计各院系学生学籍表，供他们填写，而后长期保存，作为学生个人档案；4）制作、颁发学生证给全校学生，处理毕业生证明书(testimonials)；5）处理学生退学、休学、留级、重修等事宜；6）填写大学学位文凭，编制毕业生名单。

从以上陈述，大家可以发现，三组的工作量都是因时而异，有时很繁忙有时较轻松。换言之，当一组特别忙碌时，其它两组通常比较轻松，所以在分工之后的合作就显得特别重要。例如：每年招生前后，学籍组都忙得团团转，课务组比较空闲，所以必须参与招生工作。入学考试从开始到成绩揭晓，都是考试组牵头的全体总动员，才能保证如期完成任务。筹备毕业典礼也是如此，它是秘书领导下的三组人员的共同职责。值得一提的还有：主任对我们的工作表现非常满意，每年（至少一次、多则两次）自掏腰包，在当时最著名的北京饭店或新香港酒家（在新山），特设“庆功宴”慰劳注册处全体职工（包含司机、校工在内）。

至于南大注册处规章制度的严密性，我不妨举出几个实例，让事实来说话。实例一：各院系都设有必修科与选修科，后者分为全校选修与院系选修两种。英文、马来文、日文、法文、德文是提供给全校各年级选修的，而有些非语文性选修科目也可能出现“跨院选修”现象，如中文系必修科《文字学》最受学生青睐，居然成了文理商三院学生的选修科。选课情况如此错综复杂，但其前提是上课时间必须允许，不能有一节冲突。我们得利用选课证核查一些特殊选课状况，一旦发现上课时间有冲突，即刻要求学生退选或改选，绝对没有例外。

实例二：考试的重要性不言而喻。这么多年来，南大从未发生试题错误或泄漏事故。你可知道注册处如何处理试题保密？原来在考试前一周，两名职员就必须开始“坐月子”，即住进两室一厅的教职员宿舍，开始制作试题，即包括抄写、打字、校对、印刷、装订、密封、保管等工作〖注3〗。在考试结束前，他们不得离开宿舍半步，也不得和外界有任何联系、接触，一日三餐均由餐厅送到门口。考试结束后，试题即刻公开透明化，所有试题都按照院系分类，装订成册，并分发给校长室、图书馆、各院系办公室，任何“南大人”都可以查阅。

实例三：答卷审查与分数计算都是费时费力的工作，但我们一点也不马虎，因为“分数无小事”，小事会变成大事。考试答卷（含入学试）在评分完成后，都一律送到注册处审查、封存，以确保评分没有遗漏，加分绝对正确无误。登记分数也非常谨慎，一再核对，避免了任何错误。每一名毕业生的毕业总成绩，是以他七次年度考试（四次年中、三次年终）总平均分数，加上他毕业考成绩总分，各占50%来计算的。毕业总成绩决定毕业生名次，注册主任当然特别关注。当时未有电子计算器，分数计算都是靠手摇计算器来完成的，加上反复核对，所以工作量之大可想而知。

实例四：注册处既然是大学行政中心，它和校长办公室、各院系办公室、图书馆、总务处以及所有教师，都需要进行沟通、协作、来往，所以信息传达必不可少。在那个年代，电话还未普及，注册处和上述办公室之间虽有电话联系，但为了避免“口说无凭”，白纸黑字的书面信息传达成为全校遵照的规章制度。所有来往公函乃至便条，都需要送交对方签收，以确保不会出现所谓的“沟通中断”(communication breakdown)。教师对于授课时间如有意见或特殊要求，也得以书面提出、并经注册主任批准，否则我们课务组一概不予受理。

或许有人会问，回忆录追述半个世纪前的往事，我因何记忆犹新？我想原因有两点：一是当时我很年轻，好记性是我的优点；另一是我在注册处长达五年多，工作每年都是周而复始，一再重复。

尽管南洋大学已不存在，但从我的真实回忆录中，大家不难回答：南大成立几年后，在行政管理上是否已经上了正轨？那些睁着眼睛说瞎话的局外人，假借所谓“报告书”来诋毁南大“行政紊乱”，究竟是何居心？他们是否应该受到董狐之笔的严厉批判？这也是今天研究南大历史者无法回避的问题。

（2017年8月4日）

〖注1〗教师是由系主任推荐、院长批准，再呈交注册主任审核并颁发聘书。
〖注2〗选课证分文理商三色，每式有三联：一联给注册处，一联给任课教师，一联学生保存。选课证内容除了选修科目、任课教师，还包含学生中英文姓名、性别、身份证号、学号、院系、年级等。
〖注3〗有部分科目试题，得由任课教师提供打字好腊纸，并在印刷后进行校对。