总务概况

　　一、组织的变迁

　　本大学开学之初，校内设立一秘书处，聘请潘国渠先生为秘书长，管理大学建筑物、诊疗所、购置仪器、标本、实验材料、图书、购置并保管校具及文具以及银钱出纳等事项，是为总务处之前身。自一九六〇年四月，潘先生辞职，秘书处改名为总务处，由商学院傅文楷教授兼代主任。一九六一年傅教授辞去兼职，沈思中博士继任总务处主任。一九六〇年四月，总务处内部之组职略有变更，计（一）原有之「总务组」改为「事务组」；（二）原有出纳兼任之采购，另设采购组；（三）另设工务及舍务组。

　　一九六一年二月由执委会陈六使主席授权副校长向华侨银行开一新户，名曰「南洋大学第三户」（教职员薪金），并自二月份起，所有教职员之月薪改用支票核发，以免担负保管大量现金之责任。

　　一九六〇年十月起，在医务所内增设牙医治疗室，由李达生医生每星期二上下午驻校为全校师生员工服务，颇称方便。后沈思中博士辞职，总务主任一职即成虚悬。一九六四年一月学生福利委员会秘书林绵雄先生奉调为总务处助理主任并暂代总务主任职。一九六四年本校开始大改革，林先生辞职，旋由图书馆副主任许统义先生暂兼代之。直至一九六五年一月，本大学第一届会计系学学生蔡崇语先生奉聘回校担任主任，专司其职，旋将总务主任职改称为会计长。蔡先生未回南大之前，是蚬标汽油公司财政部内部查账及制度组的高级组员，且为本校毕业生中考获专业会计资格之第一人。蔡先生出任会计长后，即本其多年的经验，配合南大的实际情况着手改组总务处的工作，建立一有系统制度之部门，目前的总务处基本组织如下：

　　会计长下分设财务与产业两部，各有助理主任一名。财务部下又分为银行及会计两组，产业部下分为修理保养及采购两组。

　　经过改组后的总务处，工作范围扩大，职责亦趋繁重，凡本大学的财政收支，账目的登记结算，预算的编制，校产的保护，全校各部门日常办公用品的购置与家私的供应，以及向本大学当局提呈发展计划等等都属于总务处的例常工怍。

　　二、产业与保养

　　本校创立之初，一切建筑工程，材料的购置及修理等，全由执行委员会建筑科主任负责，并不属于校内总务处的工作范围。其工作是直接受该会管辖，并按时向全马各地委员会代表大会提呈报告。

　　有关大学建筑物工程完成后，交由校内总务处负责管理。只因数年以来，大学财政非常拮据，无法拨出适当款额作为经常保养及修理费用，若干建筑物发现损坏后，始动工抢修。其次由于大学财政上的困难，发展校园内的其他建设，亦未能着手。幸有若干地区的建设，采取学生及工友集体义务劳动得以进行。例如美化南大湖，花园，沿路植树等工作。一九六一年大学当局仅拨出七千元购置草皮材料及其他工员，所需的劳动力，全由一千馀名男女学生义务劳作，费时一整月把它完成，这可说明南大数年来在经济困难中力求发展。

　　一九五六年本校开学之初，仅有学生宿舍一座，教职员宿舍廿五单位，道路可通车者，仅有南洋路。十年以来学生宿舍已完成廿五座，共有房间九百馀，教职员宿舍亦已增建至两百零一单位。课室及阅览室方面，开学初期，仅有旧理学院及旧图书馆可以应用，文商两院尚未落成。目前大学的建筑物已加建了一倍以上，其他设备也不断地充实中。建筑费先后已耗一千一百多万元，再加实验室的设备，道路，沟渠，地底水管，暗沟，电缆等建设，校产不断扩充，保养工作更形不易，每年非有数十万元不足以应付需要。

　　三、水电及卫生

　　南大水电的供应，维持费亦为数颇巨，每月约需一万五千元。按以目前水电的供应非常方便，师生均未感觉何种困难。回顾开学初期的二三年中，水之供应经常中断，缺水的现象颇为惊人。且当时本校尚未获得政府电源供应，全赖校内发电机提供电流，每值午夜至清晨本校发电机停止运转，整个校园即处于一片漆黑中。抚今忆昔，本校在物质条件上正逐步改进中。

　　卫生医疗，大学当局亦非常重视。医务所自一九五六年开学起就为全校员生服务，费用逐年增加，目前每年约需二万馀元。

　　此外，校园内垃圾的清除，割草，喷射杀虫药等工作，亦在不断地改善中。除本校工友每天按时工作外，本校已与政府有关当局签订协定，每天派垃圾车到校清运垃圾，另每周五到校园内，喷射蚊油，以维护大学校园的清洁，照顾大众健康。

　　四、财政管理

　　本校创立初期，经费全赖社会人士热心捐助，捐款极盛的时期，是一九五三年至一九五七年之同。负责汇收捐款者为中华总商会，全部账目亦由商会保管。一九六一年初，中华总商会将账目移交本大学自行处理，当时即在副校长室内附设会计组，专司单据发票，支票填写等工作，而签署支票的职务，仍然是由南大执行委员会负责。因此每遇月中、月底发薪时，必须将支票带往市区请执行委员会负责人签署方为有效。一九六一年二月为避免携带大批现款支票到南大付薪的风险，南大执行委员会始正式授权大学当局负责签署薪金支票，按月发给教职员。一九六五年初总务处彻底改组，成为处理大学财政上的一个机构，凡大学的收支款项除转账外，签署票据等工作全由总务处负责处理。教职员发薪程序在一九六五年三月底亦进一步之改良，采用银行户口转账方式付薪，教职员领薪较前更为方便，同时校方亦可节省一笔支票印花税，且在理财上亦较为安全。

　　近二年来，大学的经费由社会人士捐助转变为本国政府拨款资助，本校财政状况因获得重大改善。

　　目前总务处已碓立起健全的行政系统，本校向外采购仪器书籍等用品已有一定的程序，付款、还账、报税、缴公积金都委有专人负责。不但行政效率大大提高，更使南大与商店及政府部门之关系上，互相信任，树立声誉。

　　五、改组后主要的工作

　　自总务处顺利改组后，在全体同仁积极的合作下，完成了下列数项搁置多时的工作：

　　1、男生及教职员宿舍之粉刷工作已部份完成。
　　2、修建化粪池三个。
　　3、装置防火器设备。
　　4、修理及更换大小水箱一百五十馀个。
　　5、修补及油漆全校走廊。
　　6、粉刷油漆三院舍内外，修理破损门窗。
　　7、沿校园周圈装置铁丝网，预防宵小偷窃事件。
　　8、购置新校车取代十年来陈旧不堪的校车。
　　9、装置全校自动电话系统，使各部门有电话联系。
　　10、改良信件收发派送之服务。
　　此外，修理与更换地下电缆，建筑暗沟等工作，也完成不少。

　　六、结语

　　综观总务处十年来的变迁，可说是多样式的，尤其人事上的变动最大。其次从一个统揽大权的秘书处的前身，演变为毫无制度的总务处，再转变为今日名符其实的负责大学财务与产业的机构，总务处已由一个没有系统的制度而迈进成有系统有制度的阶程，继续向前发展。